#ReadersGarden เล่มที่ 71
“เราทุกคนล้วนเคยตกเป็นเหยื่อของสไลด์ที่ไร้คุณภาพ การนำเสนอที่ทำให้รู้สึกเหมือนถึงชนแล้วหนี ทิ้งให้เราต้องงงงวยเพราะฟอนต์ สีสัน สัญลักษณ์และไฮไลต์สับสนประเดประดัง… ตลอดจนแผนภูมิหรือตารางในสื่อที่สร้างความสับสนและเข้าใจผิด”
นี่คือคำเกริ่นนำของหนังสือ Storytelling with Data เล่มนี้ที่ทำให้เราต้องกลับมาทบทวนว่า บางครั้ง… เราอาจไม่เพียงแค่ ‘ตกเป็นเหยื่อ’ แต่ยังเผลอเป็น ‘ผู้ก่อเหตุ’ เสียเองด้วย เพราะมีข้อมูลที่อยากเล่ามากมาย แต่พื้นที่ในสไลด์และเวลามีจำกัด ผลที่ได้คือ เผลอยัดข้อมูลเยอะไป ผู้ฟังไม่เข้าใจ
เล่มนี้ช่วยคลี่คลายปัญหาเหล่านี้ได้ค่ะ เขียนโดยคุณโคล นุสบาเมอร์ นาฟลิก (Cole Nussbaumer Knaflic) ผู้เชี่ยวชาญด้านการเล่าเรื่องด้วยข้อมูลจาก Google ที่จะพาเรามาเรียนรู้วิธีถ่ายทอดข้อมูลให้น่าสนใจ เข้าใจง่าย การเล่าเรื่องด้วยข้อมูลที่ไม่ใช่แค่การใส่ตัวเลขหรือกราฟ แต่เป็นการสร้าง “เรื่องราว” ที่ผู้ฟังจะจำได้
หลังจากที่ได้ลองอ่านและฝึกตาม ชีวิตการพรีเซนต์งานเปลี่ยนไปเลยค่ะ ทำน้อยลง แต่มีประสิทธิภาพมากขึ้น สไลด์ดูน่ามอง อ่านง่าย และมืออาชีพขึ้นทันตา
ขอแบ่งปัน 6 เทคนิคถ่ายทอดเรื่องราวด้วยข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพจากหนังสือเล่มนี้ค่ะ
1. ทำความเข้าใจบริบทที่จำเป็นต่อการสื่อสาร
จุดเริ่มต้นของการสร้างสไลด์ที่ดี คือการเข้าใจบริบทของการสื่อสาร 3 ประการ ได้แก่ ใคร อะไร และอย่างไร
✦ ใคร: กลุ่มผู้รับสารของเราคือใคร? พวกเขามีความรู้เกี่ยวกับเรื่องที่เราจะนำเสนอมากน้อยแค่ไหน? และความสัมพันธ์ระหว่างเรากับพวกเขาเป็นแบบไหน? การตอบคำถามนี้ช่วยให้เราสื่อสารได้ตรงใจและเหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมาย
✦ อะไร: เราต้องการให้ผู้รับสารรู้อะไร และทำอะไรต่อ? เช่น ต้องการให้พวกเขาตัดสินใจบางอย่าง, ระดมความคิด, หรือรับทราบความคืบหน้าของงาน
✦ อย่างไร: ข้อมูลอะไรที่จะช่วยสนับสนุนเรื่องราวที่เราอยากเล่า? และข้อมูลเหล่านั้นควรนำเสนอในรูปแบบไหนถึงจะเข้าใจง่ายที่สุด?
เมื่อเข้าใจทั้ง 3 บริบทแล้ว เราควรเริ่มจากการ เขียนสตอรีบอร์ด หรือร่างโครงเรื่องที่อยากเล่าก่อน วิธีนี้จะช่วยให้เราเรียบเรียงเนื้อหาได้ชัดเจน และรู้ว่าต้องเตรียมข้อมูลอะไรบ้าง
ลองคิดเล่นๆ ว่า ถ้ามีเวลานำเสนอแค่ 3 นาที เราจะเล่าอะไรให้ครบถ้วนและตรงประเด็นที่สุด? การตั้งคำถามนี้ช่วยให้เราจัดลำดับความสำคัญของเรื่องราว และเลือกเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นจริงๆ สำหรับการนำเสนอค่ะ
ซื้อหนังสือ: Shopee, นายอินทร์, SE-ED, Kinokuniya
2. เลือกสื่อที่มีประสิทธิภาพ
เมื่อเรารู้แล้วว่าจะต้องนำเสนอข้อมูลอะไรบ้าง ขั้นตอนต่อไปคือการแปลงข้อมูลเหล่านั้นให้อยู่ในรูปแบบภาพ (Data Visualization) เช่น แผนภาพ ตาราง หรือข้อความสั้นๆ เพื่อช่วยให้ผู้รับสารเข้าใจง่ายและเร็วขึ้นค่ะ
แต่ต้องระวัง! หากเลือกสื่อผิดประเภทหรือใส่ลูกเล่นมากเกินไป อาจทำให้สับสนและได้ผลตรงกันข้าม คุณโคลแนะนำแผนภาพที่ใช้บ่อยและครอบคลุมการเล่าเรื่องไว้ทั้งหมด 10 ประเภท (โดยซิสรวมแผนภูมิแท่งแนวตั้งและแนวนอนไว้ด้วยกัน) ซึ่งแต่ละแบบมีจุดเด่นดังนี้ค่ะ:
- ข้อความสั้นๆ (simple text): เหมาะกับการนำเสนอตัวเลขสำคัญ 1-2 ตัวเลขที่อยากให้ผู้ฟังจดจำง่ายๆ เช่น ยอดขายโต 50%
- ตาราง (table): ช่วยจัดระเบียบข้อมูลจำนวนมากให้อ่านง่าย แต่ต้องระวังว่าตารางอาจดึงดูดความสนใจจนผู้ฟังละสายตาจากการเล่าเรื่องของเรา แนะนำว่าหากข้อมูลเยอะมาก อาจใส่ไว้ในภาคผนวกแทนค่ะ
- ฮีตแมป (heatmap): ใช้สีในตารางช่วยดึงดูดสายตา เช่น สีเขียวบอกผลลัพธ์ดี สีแดงบอกผลลัพธ์ไม่ดี ทำให้ผู้รับสารมองเห็นจุดสำคัญได้เร็วขึ้น
- แผนภูมิกระจาย (scatterplot): เหมาะสำหรับการหาความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปร 2 ตัว เช่น ความสัมพันธ์ระหว่างงบการตลาดกับยอดขาย
- กราฟเส้น (line): ใช้แสดงการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลตามช่วงเวลา เช่น ยอดขายรายเดือน หรือแนวโน้มการเติบโตในแต่ละปี
- กราฟความชัน (slopegraph): ช่วยเปรียบเทียบข้อมูล 2 ประเด็นหรือ 2 ช่วงเวลา เช่น แสดงการเพิ่มขึ้น-ลดลงของยอดขายในปีนี้เทียบกับปีที่แล้ว
- แผนภูมิแท่ง (bar): เหมาะสำหรับการเปรียบเทียบข้อมูลระหว่าง 1-2 ชุดข้อมูล เช่น เปรียบเทียบยอดขายระหว่างสินค้า A และ B
- แผนภูมิแท่งแบบเรียงซ้อน (stacked bar): ใช้แสดงข้อมูลที่มีการแบ่งย่อย เช่น ยอดขายแบ่งตามภูมิภาค โดยเห็นทั้งยอดรวมและส่วนย่อยชัดเจน
- แผนภูมิน้ำตก (waterfall): แสดงจุดเริ่มต้นของข้อมูล การเพิ่ม-ลดในแต่ละขั้นตอน และผลลัพธ์สุดท้าย เช่น รายละเอียดการคำนวณกำไร
- แผนภูมิพื้นที่ (square area): ใช้สำหรับข้อมูลที่มีค่าต่างกันอย่างมาก เช่น สัดส่วนรายได้จากแหล่งต่างๆ
คุณโคลยังเตือนว่า ควรหลีกเลี่ยงแผนภูมิวงกลม, ภาพสามมิติ และการใช้แกน Y สองเส้น เพราะทำให้การตีความข้อมูลซับซ้อนและสื่อสารได้ยากค่ะ
3. ตัดน้ำให้เหลือแต่เนื้อ
“องค์ประกอบที่ไม่สำคัญ = ภาระทางการรับรู้” นี่คือหัวใจของเทคนิคนี้ค่ะ หลายคนอาจคิดว่ายิ่งใส่ข้อมูลเยอะ ยิ่งทำให้สไลด์ดูมีน้ำหนักและน่าเชื่อถือ แต่ความจริงคือยิ่งข้อมูลมาก ผู้ฟังยิ่งสับสนว่า จุดไหนสำคัญ และอาจพลาดประเด็นหลักไป
สิ่งที่เราควรทำคือ ตัดน้ำออก หรือคัดกรองเฉพาะข้อมูลที่สำคัญจริงๆ ส่วนข้อมูลที่จำเป็นแต่ไม่ได้สำคัญในบริบทนั้นๆ สามารถใส่ไว้ใน ภาคผนวก หรือเก็บไว้เล่าเป็นคำพูดปากเปล่าแทนค่ะ
การเน้นจุดสำคัญ: ให้ข้อมูลที่สำคัญ “เด่น” กว่าองค์ประกอบรอบๆ เช่น ใช้สีอ่อนสำหรับกรอบตารางหรือแกนกราฟ หรือหากไม่จำเป็นอาจตัดออกไปเลย เพื่อให้ผู้ฟังโฟกัสเฉพาะสิ่งที่สำคัญ
พื้นที่ว่างบนสไลด์: หลายคนไม่ชอบพื้นที่ว่าง เลยพยายามใส่ข้อมูลให้เต็มจนแน่น แต่การเว้นพื้นที่ว่างช่วยให้สไลด์ดูสบายตาและข้อมูลโดดเด่นขึ้นค่ะ ลองเชื่อในหลักการ “น้อยแต่มาก” ดูนะคะ ใส่ข้อมูลให้น้อยที่สุดเท่าที่จำเป็น แต่ได้ประโยชน์และเข้าใจง่ายที่สุด
4. มุ่งเน้นจุดสนใจที่ต้องการ
ทุกสไลด์ย่อมมีจุดไฮไลท์ที่เป็นประเด็นหลัก เราสามารถตรึงความสนใจไปที่ไฮไลท์นั้นด้วยการสร้างตัวบ่งชี้การมองเห็น (visual cue) เช่น ใช้สีสัน, ตัวหนา, ตัวเอียง, ขนาด, ขีดเส้นใต้, ไฮไลท์, การจัดวางตำแหน่ง เป็นต้น
5. คิดอย่างนักออกแบบ
การออกแบบไม่ได้เป็นเพียงเรื่องของความสวยงามเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มความเข้าใจและประสิทธิภาพในการสื่อสาร คุณโคลแนะนำให้เรานำหลัก 4A มาใช้ในกระบวนการออกแบบสไลด์เพื่อถ่ายทอดข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ ดังนี้ค่ะ:
- ข้อบ่งชี้การใช้งาน (Affordance): ทำให้ผู้รับสารรู้ว่าสไลด์นี้ต้องการจะสื่ออะไร นำไปใช้งานอย่างไร โดยข้อมูลไม่ได้สำคัญเท่ากันหมด ดังนั้นกำหนดลำดับความสำคัญของข้อมูลให้ชัดเจน ควรขับเน้นองค์ประกอบสำคัญให้โดดเด่น กำจัดสิ่งที่เบี่ยงเบนความสนใจ ส่วนข้อมูลที่จำเป็นแต่ไม่ใช่ประเด็นหลักให้ปรับเป็นข้อมูลพื้นหลัง ส่วนรายละเอียดไม่จำเป็นแต่ต้องแจ้งให้ทราบ ให้สรุปสั้นๆ
- การเข้าถึงได้ (Accessibility): การออกแบบให้ผู้รับสารหลากหลายประเภทสามารถเข้าใจข้อมูลและนำไปใช้งานต่อได้ ดังนั้น Simple is the best น้อยแต่มาก เรียบแต่โก้ อย่าทำให้ซับซ้อนเกินไป อ่านง่าย ใช้ภาษาตรงไปตรงมา
- สุนทรียศาสตร์ (Aesthetics): คนเราจะมองว่าการออกแบบที่ ‘สวยงาม’ นั้นใช้งานง่ายกว่า รวมถึงมีแนวโน้มที่จะอยากใช้เวลาอ่านสไลด์หรือตั้งใจรับฟังมากกว่า รวมถึงการออกแบบสวยงามยังถูกนำไปใช้งานต่อได้ทันทีและถูกแบ่งปันข้อมูลไปให้คนอื่นได้มากกว่า
- การยอมรับ (Acceptance): การออกแบบจะถือว่ามีประสิทธิภาพเมื่อได้รับการยอมรับจากกลุ่มผู้รับสารเป้าหมาย โดยทำให้เป็นถึงประโยชน์ของข้อมูลที่นำเสนอ
เคล็ดลับ: ก่อนจะออกแบบ ลองตั้งคำถามว่า “ผู้ฟังจะเห็นอะไรเป็นสิ่งแรก?” และ “พวกเขาจะเข้าใจจุดสำคัญภายใน 5 วินาทีหรือไม่?” คำถามเหล่านี้ช่วยให้เรามองภาพรวมของสไลด์และปรับปรุงให้ชัดเจนขึ้นค่ะ
6. ถ่ายทอดเรื่องราว
เมื่อเตรียมข้อมูลครบถ้วนแล้ว ขั้นตอนสำคัญสุดท้ายคือ การเล่าเรื่องราว ให้ดึงดูดและตรึงใจผู้ฟังค่ะ คุณโคลแนะนำเทคนิคที่ชื่อว่า Bing Bang Bongo ซึ่งเธอได้แรงบันดาลใจมาจากหลักการเขียนเรียงความสมัยเรียน เทคนิคนี้ช่วยให้การเล่าเรื่องมีโครงสร้างที่ชัดเจนและง่ายต่อการติดตาม โดยแบ่งเป็น 3 ส่วนหลัก ดังนี้ค่ะ:
✦ Bing (เกริ่นนำ): ว่าจะนำเสนอเรื่องราวอะไร มีที่มาจากอะไร มีเป้าหมายอย่างไร
- เรากำลังจะเล่าอะไร? อธิบายหัวข้อที่จะนำเสนอ
- เรื่องนี้สำคัญอย่างไร? ระบุเป้าหมายหรือเหตุผลที่เราต้องการเล่าเรื่องนี้
- ตัวอย่าง: “วันนี้เราจะพูดถึงวิธีเพิ่มยอดขายด้วยการปรับกลยุทธ์การตลาดจากข้อมูลปีที่ผ่านมา ซึ่งจะช่วยให้ทีมของเราวางแผนได้แม่นยำขึ้นค่ะ”
✦ Bang (เนื้อเรื่อง): ประเด็นหลักของเรื่องราว
- แบ่งเนื้อหาเป็นลำดับขั้นตอนหรือหัวข้อย่อยที่เข้าใจง่าย
- ใช้ข้อมูล กราฟ หรือภาพประกอบเพื่อเสริมความชัดเจน
- ตัวอย่าง: “จากการวิเคราะห์พบว่า ลูกค้ากลุ่มวัยรุ่นมีอัตราการเติบโตสูงสุดที่ 25% ในปีที่ผ่านมา ซึ่งเป็นโอกาสที่เราควรลงทุนเพิ่มในกลุ่มนี้ค่ะ”
✦ Bongo (สรุป): บทสรุปของเนื้อหา ทบทวนประเด็นสำคัญ และสิ่งที่ต้องทำต่อจากการนำเสนอในครั้งนี้
- ทบทวนประเด็นสำคัญที่ผู้ฟังควรจดจำ
- ระบุขั้นตอนถัดไปหรือการกระทำที่ต้องการให้ผู้ฟังทำหลังการนำเสนอ
- ตัวอย่าง: “ดังนั้น เราควรมุ่งเน้นกลยุทธ์การตลาดที่ตอบโจทย์กลุ่มวัยรุ่น เช่น การเพิ่มแคมเปญผ่านโซเชียลมีเดีย เพื่อรองรับการเติบโตในปีถัดไปค่ะ”
ซื้อหนังสือ: Shopee, นายอินทร์, SE-ED, Kinokuniya
ในหนังสือ Storytelling with Data ยังมีกรณีศึกษาการถ่ายทอดเรื่องราว และตัวอย่างการปรับแผนภาพ ให้อ่านง่ายขึ้นอีกหลายสิบตัวอย่างค่ะ ทำตามได้ง่ายมาก แล้วจะเห็นความเปลี่ยนแปลงทันทีเลยว่า สไลด์ดูอ่านง่ายขึ้น สวยงาม และดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น
สำหรับเพื่อนๆ ที่อยากพัฒนาทักษะการสื่อสารด้วยข้อมูลให้ชัดเจน ตรงประเด็น และตรึงใจ หนังสือเล่มนี้คือเพื่อนคู่คิดที่ควรมีติดโต๊ะทำงานเลยค่ะ
